Publicerad: 22 augusti 2024
Beställning och kandidatlista
Här finns instruktioner hur partier gör för att beställa namnvalsedlar.
Tidpunkt för beställning och leverans
Valmyndigheten fattar inför varje val beslut om när beställning av valsedlar kan göras, och när sista dag för att anmäla kandidater infaller. Vi fattar även beslut när sista dag för att beställa valsedlar med möjlighet till leverans senast 45 dagar före valdagen är. Det publiceras här på val.se drygt ett år innan varje val.
Beställa valsedlar via nätet
Partierna måste lämna in uppgifter om behörig beställare
Partier som vill beställa namnvalsedlar vid val lämnar in uppgifter om vem som är behörig beställare för partiets räkning. Uppgifterna lämnas till länsstyrelsen vid val till riksdag, region- och kommunfullmäktige, och till Valmyndigheten vid val till Europaparlamentet.
Länsstyrelsen eller Valmyndigheten hanterar partiernas beställningar
Länsstyrelsen (eller Valmyndigheten vid EU-val) hanterar beställningen av valsedlar och efter vissa kontroller skickas beställningen vidare till tryckerierna.
Så beställer ni
Partiets beställare registrerar själv beställningen av namnvalsedlar och kandidatlistor i Valid. En beställning kan sparas först när både grunduppgifter och kandidatlista är registrerade.
Beställaren kan redigera beställningar och kandidatlistor så länge inte partiet markerat valsedeln som ”Beställd” i Valid. Då har valsedelsbeställningen överförts till länsstyrelsen alternativt Valmyndigheten i Valid. Efter det måste ni kontakta berörd myndighet för att göra ändringar. Vilka ändringar som kan göras är begränsat.
1. Leveransadress
- Observera att leveransadressen måste vara en gatuadress. Det går inte att leverera till en boxadress. Uppgifter om gatuadress, postnummer och ort är obligatoriska.
- Det är också obligatoriskt att ni lämnar ett mobilnummer till mottagaren för möjlighet till kontakt gällande leverans. Det är också dit som PostNord skickar sms inför leverans.
- Ni ska ange om mottagaradressen är en privat eller företagsadress. Det som fylls i påverkar de leveranstyper som är möjliga genom PostNord.
- Namnvalsedlarna levereras i buntar om 1 000 stycken i kartonger som rymmer max 16 000 valsedlar. En kartong med 16 000 namnvalsedlar väger cirka 20 kilo.
2. Ange upplaga
- Ange den upplaga som partiet vill beställa av den tryckta namnvalsedeln. Det går bara att beställa namnvalsedlar i jämna tusental. Minsta beställning är 1 000 stycken.
- Om partiet har rätt till fria valsedlar visas den så kallade fria kvoten i Valid.
3. Ange om kandidaterna ska vara anmälda
Partier som har registrerad partibeteckning ska ange om kandidaterna på listan (namnvalsedeln) ska vara anmälda – ange ja eller nej.
Har partiet inte registrerad partibeteckning, eller om datum för sista dag att anmäla kandidater har passerat, så sätts anmälda kandidater automatiskt till "Nej".
4. Registrera kandidatlistan
De uppgifter som ni skriver in för varje kandidat är:
- personnummer (trycks inte på valsedeln)
- förnamn
- efternamn
- eventuella övriga id-uppgifter, sätt ett kommatecken mellan orden om det är flera ord. Uppgifterna ska tjäna som allmänna upplysningar om kandidaterna, inte utgöra argumenterande text eller bestå av uppenbart irrelevanta uppgifter.
Namn och id-uppgift skrivs ut på valsedeln precis så som partiet registrerat dem.
Antal kandidater är begränsat på grund av att texten ska vara läsbar för väljarna. Det får plats sammanlagt 72 kandidater på framsidan och baksidan på en namnvalsedel. Observera att den siffran gäller om varje kandidat bara upptar en rad. Uppgifterna får omfatta högst två rader per kandidat på valsedeln.
Ladda upp lista istället
- Skapa csv-filen genom att använda Excel eller liknande program. Skapa en fil per unik namnvalsedel som ni vill beställa.
- Ange uppgifterna till namnvalsedeln i fyra kolumner: personnummer, förnamn, efternamn och övrig id-uppgift. Du får inte skriva något i en ytterligare kolumn. Listan får endast innehålla fyra kolumner.
Följande bild visar hur kolumnerna i filen ska se ut innan ni sparar den som .csv:
Observera att listan inte ska ha några rubriker utan måste börja direkt med den första kandidaten.
- Markera sedan kolumnen med personnummer, och välj ”Formatera celler” genom att högerklicka. Markera sedan ”Special” och välj ”Personnummer”, tryck sedan ok. Om detta inte görs riskerar personnumren att formateras om till tal när filen exporteras till csv, och det kan bli fel i uppladdningen i Valid.
- Välj sedan ”Arkiv”, klicka på ”Spara som…” och välj ”.csv” som filformat i dialogrutan. Välj ”CSV-UTF-8” som det .csv-format som ska användas.
Om du har problem att ladda upp csv-filen
Om det inte går att ladda upp filen i Valid kan du börja med att felsöka filen. Det gör du enklast genom att öppna filen i ett enkelt ordbehandlingsprogram, till exempel Anteckningar eller Notepad. Då kan du lättare se om det blivit fel format på personnummer eller om det kommit in något extra mellanslag någonstans. Observera att det är viktigt att du har följt varje steg ovan när du skapat csv-filen, samt att inga andra formateringar finns med. Annars kan det vara det som skapar problem med uppladdningen.
Ett vanligt fel kan vara att det kommit in så kallade hårda mellanslag i filen. Det kan du ta bort genom att du klickar på ”Start”, sedan ”Sök och markera”. Välj därefter ”Ersätt” och i fönstret ”Sök efter” skriv (samtidigt som alt-knappen är intryckt) in siffrorna 0160. I fönstret ”Ersätt med” skriver du in ett vanligt mellanslag. Tryck sedan på knappen ”Ersätt alla”. Då ska alla hårda mellanslag ha ersatts och du bör kunna spara filen och ladda upp den i Valid.
5. Kontroll av kandidatuppgifter
Valdatasystemet Valid gör automatisk kontroll och visar eventuella avvikelser för beställaren:
- Personnummerformatet. Personnumret kan till exempel ha fått en siffra för lite, eller så stämmer inte personnumrets kontrollsiffra (läs mer på Skatteverkets webbplats om personnummers uppbyggnad).
- Antal uppgifter i textfilen. Max tre semikolon ska finnas i den uppladdade textfilen, det vill säga varje rad ska innehålla max fyra delar med de olika typerna av uppgifter.
- Samma person två gånger? Samma personnummer kan inte förekomma på mer än ett ställe på listan.
- Max två rader per kandidat. Uppgifterna för en kandidat får högst ta upp två rader på valsedeln. Läs mer om namnvalsedelns utseende och layout.
- Att alla tecken är godkända. Följande tecken är godkända att tryckas på valsedeln: Bokstäver enligt UTF-8 samt de tecken som finns i de samiska språken. Utöver bokstäver är följande tecken godkända: 0-9 & ( ) @ / \ - : ; . , ’ ” ´` samt mellanslag.
6. Spara beställningen
Det går inte att spara beställningen om ni inte åtgärdar de eventuella avvikelserna. Ett alternativ är att tillfälligt radera de kandidater som innehåller felaktiga uppgifter så att beställningen kan sparas. Det går att göra ändringar efter att valsedeln sparats, så länge som valsedeln inte beställts till länsstyrelsen eller Valmyndigheten.
7. Se valsedelslayout och granska korrektur
Efter att beställningen sparats är det möjligt för beställaren att titta på en preliminär valsedelslayout. Där kan ni få en bild av valsedeln, hur radbrytningar och sidbrytningar kommer att göras med mera. Det här är partiets korrektur. Om ni i detta läge upptäcker fel kan ni redigera i beställningen till dess att allt är korrekt. Du kan ändra uppgifterna på en valsedel (exempelvis kandidatnamn) och grunduppgifter (exempelvis leveransadress) så länge du inte har skickat in valsedeln till länsstyrelsen eller Valmyndigheten.
8. Skicka beställning till länsstyrelsen eller Valmyndigheten
En valsedel där kandidaterna ska vara anmälda ska vara markerad som ”Beställd” senast den dag Valmyndigheten bestämt för att anmälan av kandidaterna ska gälla. Ett parti som vill ha möjlighet till leverans senast 45 dagar före valdagen ska också ha markerat valsedeln som ”Beställd” senast den dag Valmyndigheten bestämt.
När ni har granskat valsedelskorrekturet och grunduppgifterna, och gjort eventuella ändringar, kan ni markera namnvalsedeln som ”Beställd i Valid”. Först då kan länsstyrelsen alternativt Valmyndigheten se och handlägga beställningen.
Observera att när ni markerat namnvalsedeln som ”Beställd i Valid” så innebär det att ni godkänt valsedelskorrekturet för tryckning samt alla de grunduppgifter som registrerats. Efter att beställningen beställts till länsstyrelsen eller Valmyndigheten för administration kan ni bara göra ändringar efter kontakt med berörd myndighet. Vilka ändringar ni kan göra är begränsat.
Kontroller som görs innan tryck
Beställa med blanketter
Om partiet vill kan ni beställa namnvalsedlar manuellt med blanketter.
Blankett för valsedelsbeställning och kandidatlista
Beställningen måste vara komplett
För att leveransgarantin ska gälla inför valet behöver en komplett beställning vara inskickad senast 29 februari 2024.
Vad är en komplett beställning?
- Partiets betalning för valsedlarna ska ha kommit in till Valmyndigheten. (Gäller inte de partier som har fri kvot, Kostnad för namnvalsedlar)
- Partiet ska ha lämnat in samtliga beställningsuppgifter och uppgifter om kandidatlistan i valdatasystemet Valid, alternativt på blanketter.
- Partiet har uppgett om valsedlarna ska skickas till en privat- eller företagsadress.
- Om partiet har en registrerad partibeteckning och vill anmäla sina kandidater ska partiet också ha markerat ”anmälda kandidater” i beställningen.
- Kandidatförklaringar ska ha inkommit digitalt, eller genom att partiet lämnat in alla kandidatförklaringar till Valmyndigheten.